Zwischen der Vorbereitung der nächsten Präsentation, unzähligen Abgabe- und Klausurterminen sowie dem Stemmen anderer Lebensbereiche noch dazu kann man schon mal in Stress und Zeitdruck geraten. Christine Mahrenholz gibt Tipps, wie Schüler*innen und Studierende alles im Blick behalten und sich sinnvoll strukturieren können.

Erneut endet ein Tag und Sie stellen abends fest, dass Sie wieder wichtige Aufgaben vor sich hergeschoben und schließlich gar nicht erfüllt haben. Eigentlich wollten Sie die Bewerbung für Ihr Praktikum geschrieben, die letzten Unterrichtsmaterialien noch einmal durchgearbeitet und ein Thema für Ihr nächstes Referat ausgewählt haben. In anderthalb Wochen steht die erste Klausur an, danach eine wichtige Präsentation – und der Druck wächst enorm. Warum konnten Sie Ihren Vorsatz, frühzeitig mit den Aufgaben zu beginnen und sich wirklich gut vorzubereiten wieder nicht umsetzen? Egal, ob Sie grundsätzlich ordnungsliebend oder eher chaotisch sind: Es fällt fast jedem schwer, den Tag zu strukturieren und effektiv zu arbeiten. 

Sie wollen die Dinge anpacken – die nächste Klausur oder Ihr Abitur erfolgreich bestehen und mit Spaß und Motivation an die Sache gehen? Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei. Schule und Studium sind wie Fulltime-Jobs und sollten auch so behandelt und geplant werden. Es ist alles eine Frage der Organisation. So bekommen Sie Ihr Zeitmanagement in den Griff:

1. Hören Sie auf zu prokrastinieren 

„Ach, darum kümmere ich mich morgen“. Je (vermeintlich) unangenehmer die Aufgabe, umso mehr neigen wir dazu, sie vor uns herzuschieben. Eigentlich ist Ihnen klar, was zu tun ist: zum Beispiel eine Klausur vorzubereiten oder eine Präsentation zu schreiben. Vielleicht beruhigen Sie sich damit, dass Sie kurz vor dem Abgabedatum mit ordentlich Druck besser arbeiten? Doch in Wirklichkeit ist das Gegenteil der Fall: Aufschieben lähmt und blockiert Sie und Ihr schlechtes Gewissen sowie die körperliche und psychische Belastung nehmen kontinuierlich zu. Außerdem ist die Frage berechtigt, wie viel besser Sie in einer Klausur abgeschnitten oder einen Vortrag gehalten hätten, wenn Sie sich frühzeitig vorbereitet und genügend Zeit gehabt hätten. Ein erster Tipp, wie Sie das Aufschieben vermeiden: Unterteilen Sie Ihre Aufgabe in mehrere Einheiten, dann fällt es Ihnen weniger schwer, sich zum Anfangen zu überwinden. Wollen Sie beispielsweise für eine Prüfung lernen, nehmen Sie sich jeweils nur eine Seite oder ein Kapitel am Stück vor. So erledigen Sie nach und nach Unteraufgaben und haben immer wieder kleine Erfolgserlebnisse (mehr dazu unter Punkt 3).

2. Benennen und notieren Sie Ihre Ziele 

Fragen Sie sich zunächst, was genau Sie erreichen möchten, zum Beispiel „Ich will mein Abi / mein Studium (mit einem Schnitt von …) bestehen.“ oder „Ich würde später gerne in einem international ausgelegten Job arbeiten.“. Geben Sie Ihren Plänen, Träumen und Visionen einen Termin, konkretisieren Sie Ihre Ziele, schreiben Sie sie auf und machen Sie sie somit verbindlich. Stellen Sie sich folgende Fragen: Was genau möchte ich erreichen, wie will ich es erreichen und wann möchte ich es erreicht haben? Zum Beispiel könnte Ihr langfristiges Ziel lauten „Ich will mein Abitur mit einer Note von 2,0 bestehen.“ oder „Ich will am 15. Mai meine Seminararbeit abgeben und mindestens eine 1,5 dafür bekommen.“. Es ist wichtig ist, realistische Ziele zu formulieren. Wenn Sie ein Ziel benennen, das unerreichbar ist, werden Sie definitiv enttäuscht und frustriert sein. Mein Tipp: Holen Sie sich Unterstützung von außen, bitten Sie zum Beispiel „Mentoren“ (Eltern, Lehrer oder andere Vertrauenspersonen), Ihr Ziel zu hinterfragen und Ihnen Feedback zu geben. Schreiben Sie dann Ihr Ziel auf einen Zettel und kleben Sie ihn gut sichtbar an Ihren Schreibtisch. Das Prinzip der SMARTen Ziele hilft Ihnen bei der Definition Ihrer Ziele.

Ihr Ziel sollte sein: Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert. 

3. Legen Sie Meilensteine fest und planen Sie konkrete Aufgaben  

Wenn Sie Ihr langfristiges Ziel formuliert und schriftlich festgehalten haben, ist es hilfreich, dieses in Meilensteine zu unterteilen. Überlegen Sie sich einzelne Steps, die Sie auf dem Weg hin zu Ihrem Ziel erreichen möchten. Lautet Ihr langfristiges Ziel zum Beispiel, Ihr Abitur mit 2,0 zu bestehen, dann wären Ihre Meilensteine z. B. „Matheklausur vorbereiten“, „Für mündliche Prüfung in Englisch lernen“ oder „Deutschhausarbeit schreiben“. Notieren Sie diese Meilensteine ebenfalls und tragen Sie in Ihrem Kalender ein, wann Sie mit welchem Meilenstein starten möchten. Die Meilensteine brechen Sie wiederum in einzelne Aufgaben herunter, beispielsweise „Alle wichtigen Unterlagen für die Matheklausur raussuchen“, „Lerninhalte für Deutschklausur Thema Faust zusammenstellen“ usw. Tragen Sie auch diese in Ihren Wochenplan ein. 

4. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben 

Überlegen Sie sich, welche Ihrer Aufgaben wie wichtig sind und weisen Sie ihnen entsprechend Prioritäten zu. Besonders dringende UND wichtige Aufgaben sollten zuerst erledigt werden. Sie können beispielsweise mit der Eisenhower Matrix oder der einfachen ABC-Methode Ihre Aufgaben priorisieren und planen. Die Eisenhower Matrix veranschaulicht in einer grafischen Darstellung vier Kategorien des Eisenhower-Zeitmanagement-Prinzips. In einer Matrix können die kategorisierten Aufgaben übersichtlich dargestellt und je nach ihrer Kategorie nacheinander abgearbeitet werden. Das Prinzip ist eine einfache Einteilung der Aufgaben nach „Wichtigkeit“ (wichtig / nicht wichtig) und „Dringlichkeit“ (dringend / nicht dringend).

Die Kategorien des Eisenhower-Prinzips:

A-Aufgaben: wichtig und dringende – sofort und von Ihnen selbst zu erledigen.
B-Aufgaben: wichtig, aber nicht dringend – legen Sie Termine für diese Aufgaben fest.
C-Aufgaben: nicht wichtig, aber dringend – am besten an andere delegieren. 
D-Aufgaben: weder wichtig noch dringend – vergessen Sie diese Aufgaben, wenn sie keinen Sinn ergeben oder nicht (mehr) wichtig sind.

Auch die ABC-Methode hilft Ihnen beim Festlegen Ihrer Prioritäten. Sie unterscheiden zwischen sehr wichtigen (A), wichtigen (B) und weniger wichtigen (C) Aufgaben. Beginnen Sie entsprechend mit den A-Aufgaben und planen Sie dafür am meisten Zeit ein, gefolgt von den B- und C-Aufgaben.

5. Visualisieren Sie Ihre Ziele

Besonders visuell ausgerichteten Menschen hilft es, ihre Ziele zu veranschaulichen. Legen Sie zum Beispiel eine Mindmap an, indem Sie Ihr Ziel in die Mitte schreiben und rundherum Ihre Meilensteine und einzelnen Aufgaben festhalten. Es kann auch eine Collage mit Fotos Bildern und Zitaten gestaltet werden. Stellen Sie sich vor, wie Sie sich fühlen werden, wenn Sie Ihr Ziel erreicht haben, notieren Sie das Gefühl ausführlich und kleben Sie ein strahlendes Foto von sich dazu. Ein Kanban-Board kann Ihnen ebenfalls helfen, Ihre Aufgaben zu visualisieren und im Blick zu behalten. Schreiben Sie dafür geplante Aufgaben („To do“), aktuell laufende („Doing“) sowie erledigte Aufgaben („Done) auf dem Weg zu Ihrem Ziel auch (über Google finden Sie Vorlagen, wie es funktioniert).

6. Schaffen Sie Halt durch Routinen und feste Strukturen 

Gelernte Routinen und eine fixe Struktur verhindern notorisches Aufschieben und bieten Halt und Orientierung. Auch wenn Sie feste Pläne und Abläufe nicht mögen, versuchen Sie, einen gewissen Rhythmus und wiederkehrende Routinen zu schaffen. Diese sorgen für mehr innere Stabilität. Regelmäßiges und gesundes Essen, ausreichend Schlaf sowie Sport und Entspannung (Meditation, autogenes Training, Yoga) machen Sie ausgeglichener und leistungsfähiger und bringen Ordnung ins Chaos. Legen Sie feste Zeiten für Ihre Aufgaben fest, die Sie in Ihrem Wochenplan oder Kalender notieren. Nutzen Sie die ersten zwanzig Minuten des Tages zum Anlegen einer To-do-Liste. Achten Sie darauf, die wichtigen und gleichzeitig dringenden Aufgaben vorzuziehen (siehe Punkt 4). Legen Sie Ihre To-do-Liste an eine Stelle, an der sie Sie im Laufe des Tages immer wieder an Ihre Ziele erinnert, damit Sie am Ball bleiben. Um sich zu motivieren, belohnen Sie sich am Ende des Tages sowie am Ende der Woche.

7. Tief Luft holen

Planen Sie zwischendurch genügend Pausen ein für Bewegung, Meditation und Austausch mit Freunden. Trinken Sie ausreichend Wasser. Pausen sind essenziell, um dauerhaft leistungsfähig sowie seelisch und körperlich in der Balance zu bleiben. Lassen Sie sie nicht aus, sonst drohen Motivationsverlust und Überforderung.

8. Schaffen Sie sich ein optimales Arbeitsumfeld

Um sich das Lernen und Arbeiten so leicht wie möglich zu machen, sorgen Sie für zu Ihnen passende Rahmenbedingungen. Wo können Sie am besten arbeiten, produktiv und konzentriert sein? An Ihrem Schreibtisch, im Büro oder in der Bibliothek – alleine oder in der Gruppe? Arbeiten Sie nicht auf dem Sofa oder im Bett, sondern richten Sie sich einen schönen Arbeitsplatz (Schreibtisch) ein, an dem alles vorhanden ist, was Sie für Ihre Arbeit brauchen. Fällt es Ihnen schwer, sich alleine zuhause zu konzentrieren, können Sie auch in die Bibliothek gehen oder eine Lerngruppe organisieren. Schalten Sie während des Arbeitens Störquellen aus: WhatsApp-Nachrichten sind zwar eine schöne Abwechslung, lenken Sie jedoch gleichzeitig vom Lernen ab – durchschnittlich brauchen wir nach einer Unterbrechung etwa zehn Minuten, um uns wieder auf unsere ursprüngliche Aufgabe konzentrieren zu können. Schalten Sie also lieber Ihr Handy für Ihre Lernzeit in den Flugmodus. Das Gleiche gilt für Ihren E-Mail Account – schalten Sie am besten Ihren Internetzugang für eine Weile aus, um Ablenkung durch PopUp-Nachrichten und “kurzes“ Surfen im Netz zu vermeiden. 

9. Formulieren Sie Ihren individuellen Motivationssatz

Sie können Ihre Arbeits- oder Lernzeiten langsam steigern. Denken Sie sich einen motivierenden Satz aus, der Ihnen ab jetzt hilft, jeden Tag den Anfang zu machen. Je nach Ihrer Persönlichkeit kann Sie ein unterschiedlicher Satz motivieren, z. B. „Was ich heute tue, wirkt sich auf morgen aus.“, „Erfolg ist die Summe vieler kleiner Schritte.“, „Get shit done.“, „Es ist nie zu spät, um neu anzufangen.“, „Ich kann das.“, „Ich kann nur gewinnen, wenn ich es versuche.“, usw. Suchen Sie nach einem Motivationssatz, der Ihnen jeden Morgen den Start erleichtert, notieren Sie ihn und kleben Sie ihn sichtbar an Ihren Schreibtisch.

10. Kontrollieren Sie Ihren Erfolg am Ende der Woche

Ziehen Sie am Ende jeder Woche Resümee und prüfen Sie Ihren Erfolg. Stellen Sie sich dazu folgende Fragen: 

• Was lief die Woche über gut, worauf bin ich stolz?
• Was will ich nächste Woche wiederholen?
• Was will ich ändern bzw. neu einführen?

Optimieren Sie entsprechend Ihre Abläufe. 

Fazit

Nun wissen Sie, wie Sie Schritt für Schritt Struktur und Rhythmus in Ihren Alltag bringen können. Schule und Studium sind – wie gesagt – ein Fulltime-Job. Planen Sie also unbedingt fünf Tage in der Woche zum Lernen bzw. Studieren ein. Halten Sie sich das Wochenende jedoch frei und nutzen Sie es nur in Ausnahmefällen zum Lernen oder Arbeiten.

Wir können unsere Angewohnheiten und Verhaltensmuster nicht von heute auf morgen um 180 Grad ändern. Wichtiger als extreme Änderungen ist eine ausdauernde Herangehensweise: Jeder Tag bietet erneut eine Chance auf „richtiges“ Handeln. Sie können immer heute einen ersten Schritt gehen und sind dafür bestens ausgerüstet. Als Menschen verfügen wir über eine unglaubliche Anpassungsfähigkeit. Auch wenn die ersten vier bis sechs Wochen noch etwas anstrengend sind, verinnerlichen wir neue Rituale bereits nach diesem Zeitraum.    

Die wichtigste Grundlage für beruflichen Erfolg und persönliche Zufriedenheit bildet eine Lebensführung in Übereinstimmung mit Ihrer Persönlichkeit. Sie zu kennen, ist der erste Schritt. Mit unserem kostenfreien Schnuppertest bieten wir Ihnen die Möglichkeit, ihn zu gehen und einen ersten Einblick in Ihr Inneres zu erhalten.

07.06.2021